Il potere delle mappe mentali per organizzare idee e progetti senza stress – intervista a Giulia Comba, “The Mind Mapping Lady”

Uno dei problemi più grandi per noi imprenditori extralberghieri è il caos. 

Scommetto che se anche tu sei impegnato nella gestione di una o più strutture ricettive, non sempre ti senti efficace e produttivo come vorresti.

Probabilmente succede anche a te di programmare ogni singolo impegno della giornata, ma nonostante questo, di trovarti puntualmente risucchiato tra le cose da fare, le urgenze e i problemi da gestire.

Il problema è che il caos uccide la tua creatività, il pensiero laterale e la creazione di nuove idee.

Trovare soluzioni valide ad un problema quando hai la mente continuamente occupata da tanti piccoli pensieri è estremamente complesso.

Sviluppare progetti e nuove idee può diventare addirittura impossibile.

Esiste un modo semplice e pratico che ti permette di svuotare la mente e organizzare meglio le idee evitando la paralisi da “troppe cose da fare”?

Oggi voglio parlarti proprio di questo.

Nel corso della mia vita da imprenditore mi sono imbattuto in tantissime tecniche e strumenti per aumentare la produttività, ma credo di non averne mai incontrato nessuno valido come quello che sto per presentarti.

Mi riferisco alle mappe mentali, uno degli strumenti che io stesso utilizzo per organizzare le idee e andare dritto al risultato.

Per fare questo parleremo con Giulia Comba, che delle mappe mentali ha fatto la propria mission lavorativa.

Ciao Giulia! Grazie di aver accettato l’invito nella nostra community Vivere di Turismo. Raccontaci un po’ di te, come sei diventata la “Mind Mapping Lady”?

Volentieri Danilo, comincio dicendoti che il mio approccio e la ricerca alle mappe mentali si è sviluppato durante la mia carriera da imprenditrice.

Fino a qualche anno fa avevo una mia azienda con 10 collaboratori e mi ritrovavo esattamente nella situazione in cui si trovano tantissimi imprenditori oggi: con tante cose da gestire – collaboratori, fornitori, clienti… – e soprattutto con tanti ruoli da interpretare.  

Ad un certo punto mi sono accorta di non avere più quella determinazione e quella sicurezza perché ero sovraccarica di informazioni e di compiti da portare avanti, quindi da una parte volevo migliorare la situazione della mia azienda, dall’altra avevo bisogno di trovare delle nuove idee per rendere il mio lavoro più stimolante.

Così ho studiato, ho frequentato diversi corsi di formazione sia personale che professionale, che mi hanno arricchito e fornito diversi strumenti utili.

Ma anche qui era sorto un problema, perché dopo un po’ mi sono trovata nella stessa situazione di prima: sovraccarica di informazioni.

Mi sono imbattuta nelle mappe mentali quasi per caso, e ho subito capito che potevano essere lo strumento che superava tutti gli altri.

Il motivo?

Perché la mappa mentale lavora ad un livello superiore rispetto all’operatività.

Attraverso le mappe mentali ho cominciato a lavorare strategicamente sui miei pensieri e sull’organizzazione delle informazioni che mi stavano sovrastando, e finalmente ho dato una gerarchia ai miei compiti, ai miei ruoli, alle mie priorità.

Ed ecco che ad un livello superiore sono riuscita ad organizzare i miei pensieri, la mia vita lavorativa e conseguentemente a vivere con meno stress (perché sappiamo che lo stress è causato dal caos e dalla abbondanza di informazioni da gestire).

Quando aumenta il livello di stress perdiamo freddezza, lucidità mentale, capacità di azione rapida.

Quando vai in stress la reazione tipica è la paralisi. Magari sai perfettamente quali azioni devi compiere, ma quando i problemi e le urgenze di sommano tutte insieme, finisci per non cavare un ragno dal buco.

 

A cosa servono le mappe mentali? Quali sono i vantaggi di creare delle mappe mentali?

Le mappe mentali sono utili innanzitutto perché  a volte tendiamo a sovrastimare le nostre capacità. Tutti noi abbiamo molte capacità, ma pensiamo di gestire i nostri pensieri tenendoli nella nostra testa.

Ad esempio se dobbiamo presentare una nuova idea alla nostra squadra, spesso arriviamo lì senza prepararci pensando che quello che abbiamo abbozzato funzioni.

In realtà non funziona così, tant’è vero che spesso pur avendo tutti i pezzi del puzzle in testa non abbiamo formato un’idea chiara, lineare e strutturate.

Soprattutto quando ci rivolgiamo a un potenziale business partner o collaboratore, se le nostre idee non sono ben organizzate, al nostro interlocutore arriverà un messaggio distorto, sconnesso e per nulla coinvolgente.

Quindi le mappe mentali servono innanzitutto per fare chiarezza, per organizzare le nostre idee, i nostri concetti, i nostri progetti.

Il nostro cervello è un po’ come un puzzle da mille pezzi. Se prendi un sacchetto con i pezzi di un puzzle e  lo rovesci sulla tavola otterrai una montagnola di pezzettini. Il nostro cervello funziona proprio così: c’è tutto, ma manca un’immagine chiara e strutturata.

Quello che ci permette di fare la mappa mentale è selezionare le idee, dare loro una gerarchia – proprio come quando fai un puzzle – e utilizzare quelle principali come rami della nostra mappa. Successivamente andremo ad organizzare i secondi livelli, quindi gli sviluppi dei concetti principali.
 

Nel corso della tua carriera immagino che avrai incontrato tante differenti attività. Quali sono i problemi che ti trovi a gestire bene con le mappe mentali?

Sicuramente la gestione del tempo.

Il vero segreto della gestione del tempo è organizzare la propria to-do-list nel modo più efficace possibile, e le mappe mentali ci vengono in aiuto in questo.

Ti faccio un esempio. Normalmente la “lista delle cose da fare” è semplicemente una lista, appunto, senza struttura né organizzazione. Le mappe mentali ti obbligano a seguire uno schema più preciso, ad esempio dividendo le attività da fare al mattino da quelle per il pomeriggio, oppure dividendole per categorie.

Se devo spedire tante mail, disegno un ramo “mail” e identifico tutte le persone a cui devo scrivere. Questo mi permette di aggregare le attività, avendo sott’occhio in modo lampante iquanto tempo devo dedicare a ciascuna, in termine di minuti e ore, restando concentrata su questo task.

Al contrario, se dovessi saltare da un’azione all’altra perderei tantissimo tempo.

Uno dei vantaggi più grandi delle mappe mentali è proprio il FOCUS.

Il dover mettere su carta informazioni in modo strutturato  richiede più impegno al nostro cervello, ci da la possibilità di restare molto  più focalizzati e concentrati, perché il nostro cervello non è più soltanto occupato semplicemente nello “scrivere” qualcosa, ma deve organizzare e strutturare un’idea.

Inoltre il fatto che la mappa mentale sia colorata attira l’attenzione del nostro cervello, che è molto più coinvolto rispetto a dover seguire una semplice lista in bianco e nero.

E questo lo sottovalutiamo molto. Sottovalutiamo l’uso dei colori pensando che siano cosa da bambini. Al contrario di quello che si pensa, i colori fanno saltare all’occhio le informazioni davvero importanti e le separano da tutto il resto.

Un’altro vantaggio delle mappe mentali è la comunicazione.

Un altro grande problema delle aziende è che si perde del tempo perché si comunica in modo sbagliato e non efficace, e questo a volte sta alla base di rotture, litigi e incomprensioni.

Spesso da imprenditori ci sembra di avere già tutto in testa, ma chi ci ascolta non ci segue davvero perché ha bisogno di informazioni chiare ed essenziali che magari tendiamo a tralasciare.  

Ecco, le mappe mentali ci aiutano a comunicare in modo semplificato – perché non possiamo scrivere tutto come in un normale foglio – e ci obbligano a selezionare i concetti più importanti.

Nelle presentazioni aziendali ad esempio, le mappe mentali sono fondamentali per arrivare al nocciolo della questione, semplificando i concetti e rendendoli comprensibili a tutti.

Discorsi, riunioni, presentazioni di progetti: tutte queste occasioni possono essere rappresentate sotto forma di mappa mentale, col vantaggio di poter osservare la situazione da una prospettiva diversa, dall’alto.

 

Ci fai un esempio di come un’azienda può trarre beneficio dall’applicazione delle mappe mentali?

Innanzitutto… le procedure!

L’esempio più lampante che posso raccontarti è quello di un’azienda nel milanese con cui collaboro, che si occupa di logistica.

Quando mi hanno contattata avevano un manuale di procedure di 30-40 pagine. Il problema è che per quanto approfondito, le persone faticavano a memorizzare tutte quelle informazioni,  ed erano continuamente a sfogliare questo manuale durante il lavoro.

Da un lato dover lavorare con il manuale li annoiava, all’altro naturalmente procedevano in modo molto lento e improduttivo.

un bel problema da risolvere!

Il titolare, dopo aver scoperto ed utilizzato per sé le mappe mentali, ha intuito che poteva sfruttare lo stesso meccanismo ad ogni livello dell’operatività della sua azienda, e così è stato.

Ha preso il suo manuale delle procedure di 40 pagine e lo ha sintetizzato su un foglio A3 appeso in bacheca, evidenziando i processi coni vari colori, e i disegni aiutano a visualizzare il tipo di prodotto.

Il risultato è stato entusiasmante: la mappa mentale è stata appesa in bacheca e la produttività aziendale è aumentata del 30%.

Magia?

No! Tony Buzan, il mio mentore e inventore del metodo delle mappe mentali, ha dimostrato che quando dobbiamo descrivere delle cose utilizziamo la scrittura lineare.

Il nostro cervello non funziona in modo lineare come quello di un computer, ma al contrario in modo radiale, esattamente come la forma di una mappa mentale.

Partiamo da un concetto centrale e sviluppiamo delle connessioni secondarie come rami di un albero. La mappa mentale ricalca esattamente questo schema: se vedo tutte le azioni che devo fare, dalla prima all’ultima, il cervello ricorda meglio la procedura.

Se ci pensi, la natura stessa ricalca lo schema radiale. Pensa a come sono disposti i nostri organi, a come scorre il letto di un fiume o alla forma di alcuni ortaggi.

Tutto si sviluppa in modo radiale così come il nostro pensiero: se vogliamo davvero essere efficaci nell’organizzare le idee dobbiamo assecondare la nostra natura.

Le mappe mentali unisco sia il lato logico e razionale dell’organizzazione sia il lato creativo che ci appartiene in quanto esseri umani.

Un altro vantaggio delle mappe mentali è proprio questo: liberano spazio per le cose più importanti e lasciano libero sfogo alla nostra creatività, obbligandoci a togliere il superfluo e tutto ciò che non serve.

Fino a quando siamo all’interno del problema non vediamo le soluzioni alternative.  È per questo che nelle aziende viene applicato anche all’interno dei brainstorming, nelle fasi in cui c’è la necessità vera di trovare nuove soluzioni.

Quello che dobbiamo fare è allontanarci dal problema, cambiare prospettiva e fluire il pensiero verso l’esterno utilizzando la creatività alla ricerca di nuove idee.

 

Ti capita mai di impiegare più tempo per realizzare una mappa mentale rispetto a realizzare concretamente quella cosa?

Credo che questa sia una scusa molto comune che ci diamo perchè a volte preferiamo essere pigri.

Tanti leader e persone influenti sostengono che la pianificazione sia alla base del successo in ogni ambito della nostra vita.

Certo, fare una mappa mentale richiede un minimo di tempo e – come tutte le cose nuove – anche un minimo di allenamento. Pensare in modo organizzato è un’abilità e un’abitudine che si allena con il tempo e ti permette di strutturare un pensiero già prima di metterlo su carta.

All’inizio dovremmo dedicare alla realizzazione della mappa un tempo cospicuo, ma è tutto tempo che rispermieremo in futuro nello sviluppo del progetto.

Il tempo dedicato alla realizzazione di una mappa mentale è tempo speso bene perché ti permette di, avere chiarezza mentale sulle azioni da compiere, agire in modo efficace, pianificare le azioni di mesi o addirittura anni di lavoro.

 

Nel caso di presentazione di progetti fornire ai presenti la mappa mentale agli interlocutori potrebbe essere utile? Credi sarebbe, oltre che di aiuto, anche di impatto?

Ti racconto questa: l’azienda che citavo prima – di cui non posso rivelare il nome – è una grande multinazionale italiana che lavora in tutto il mondo. Lo scorso anno i manager dell’azienda dovevano presentare il piano di marketing ai vertici, davanti a persone provenienti da tutto il mondo. Il loro obiettivo era essere più chiari, diretti ed efficaci possibile nella comunicazione.

Analizzando il discorso di presentazione ci siamo resi conto che non era fluido, che c’erano dei salti logici molto netti che impediva di far arrivare un messaggio chiaro.

Così abbiamo preso le 70 slide in power point e abbiamo cercato di riorganizzarle.

Abbiamo riorganizzato le informazioni togliendo ciò che era superfluo e abbiamo disegnato una mappa mentale per ogni macro-area delle linee di marketing.

La presentazione è stata fatta proprio con una grande mappa mentale coinvolgente ed emozionale (perchè ricordiamoci che quando ci emozioniamo apprendiamo meglio e il nostro cervello ricorda di più), dove era molto chiaro ed immediato i passi principali da fare, i settori coinvolti.

Per cui la risposta è sì. Se anche le grandi aziende si servono di questo tipo di strumento per lavorare in modo efficace, posso assicurarti che anche noi piccoli imprenditori possiamo trarne beneficio.

 

So che sei appena tornata dagli Stati Uniti dove hai partecipato ad un’importante conferenza. Raccontaci un po’ come è stata questa esperienza…

Esatto, sono stata chiamata ad assistere alla conferenza più grande al mondo sullo sviluppo dei talenti. 13.000 partecipanti si sono riuniti per decidere il futuro della formazione e cosa possiamo fare per affrontare un mondo sempre più veloce complesso e caotico.

Ho partecipato personalmente ad alcuni workshop in cui si parlava di neuroscienze e questo è importantissimo perché questi studi ci permettono capire davvero come funziona il nostro cervello e perché le mappe mentali ci permettono di essere così produttivi, veloci, efficaci, più creativi e meno stressati.

La parte più coinvolgente è stato per me, fare mindmapping durante le sessioni principali della conferenza, tenute da personaggi importantissimi del calibro di Oprah Winfrey e Seth Godin.

Una bellissima soddisfazione, che mi fa rendere conto che l’arte del Mind Mapping può essere utile a molte persone in centinaia di occasioni diverse.

Provare per credere!

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Per quanto possa sembrarti insolito questo argomento, l’intervento di Giulia è perfettamente collegato alla gestione di un’attività extralberghiera.

Trovare nuove soluzioni, agire in modo organizzato, saper comunicare un’idea in modo chiaro, semplice e lineare sono tutte abilità che un imprenditore extralberghiero deve possedere, se vuole gestire la sua attività al massimo.

Devi mettere su bianco un nuovo progetto? Puoi farlo con una mappa mentale.

Devi scrivere una nuova procedura per i tuoi collaboratori? Puoi utilizzare una mappa mentale.

Devi preparare la trattativa di vendita per convincere il proprietario di casa? Ancora una volta, puoi organizzare il discorso sotto forma di mappa mentale.

Io stesso utilizzo le mappe mentali all’interno delle mie attività per organizzare le idee e condividerle con i miei soci e collaboratori e posso garantirti che semplificare è sempre la scelta giusta.  

Sono dell’idea che lavorare in modo organizzato non può che portare benefici sia a noi personalmente che ai nostri collaboratori e in generale nell’ambiente della nostra attività, a prescindere dalle sue dimensioni.

Lavorare bene fa stare bene.  Non a caso il benessere personale – e non soltanto economico – è uno dei pilastri della filosofia Vivere di Turismo che affronteremo anche durante il prossimo corso in aula a Novembre.

Giulia, con me sul palco di Vivere di Turismo mi supporterà  nell’arduo compito di semplificare l’organizzazione delle attività extralberghiere e aiutare gli imprenditori a lavorare in modo più ottimizzato ed efficace, moltiplicando i risultati senza stress.

Iscriviti al corso e vieni a mappare il tuo prossimo successo!

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Waiting List Vivere di Turismo

A presto! 😉